Hoy en día las organizaciones están adoptando nuevas tecnologías de telecomunicaciones como VoIP, dispositivos inalámbricos, y servicios de datos, buscando expandir su capacidad de comunicación y ventajas competitivas para mantenerse en contacto con sus clientes.

Es claro que estas herramientas tecnológicas brindan grandes ventajas y a su vez se caracterizan por ser de alto costo y difíciles de administrar; el contar con múltiples proveedores de servicio y diferentes planes tarifarios representa un nuevo reto al momento de administrar y verificar las facturas y gastos generados. Esto, sin considerar la labor que lleva controlar otros dispositivos como celulares y Smartphones.

Estudios de analistas especializados en el mercado de telecomunicaciones indican lo siguiente:

La Falta de Visibilidad de los costos de las telecomunicaciones le cuesta a las empresas al menos $100,000 USD por cada millón invertido en dichos servicios – Gartner

En promedio, del 7% al 12% de los gastos facturados de Telecomunicaciones contiene errores – Aberdeen Group

El gasto en comunicaciones es uno de los tres gastos operativos más altos dentro de las empresas – Forrester Research

63% de los corporativos no cuentan con un inventario preciso de los dispositivos – Aberdeen Group

La facturación promedio de servicios celulares en las empresas es un 30% más alto que su plan contratado – Aberdeen Group

En la mayoría de las organizaciones, el personal del área de telecomunicaciones utiliza herramientas como hojas de cálculo, aplicaciones propietarias o procesos aislados para dar seguimiento a los contratos, facturas e inventario de telecomunicaciones, y muchas veces es complicado tener un control preciso y resulta difícil responder incluso preguntas tan fundamentales como:

• ¿Qué servicios nos está facturando el proveedor de servicios?
• ¿Estamos pagando demasiado?
• ¿Los servicios facturados corresponden realmente a nuestro inventario?
• ¿Podríamos contar con mejores tarifas si hicieramos un cambio de paquete o proveedor?
• ¿Estamos negociando los mejores contratos posibles?
• ¿Dónde están todos nuestros activos de telecomunicaciones?
• ¿Estamos pagando por servicios que no usamos?
• ¿Estamos obteniendo un buen retorno de nuestra inversión en telecom?
• ¿Quiénes tienen un dispositivo asignado dentro de la organización?
• ¿Qué tarifas tengo contratadas para cada uno de los celulares en uso?

Servicios Administrados Intersel TEM

Los servicios de Intersel TEM brindan la visibilidad y el control necesarios para administrar de forma eficaz y eficiente sus líneas fijas y comunicaciones móviles a través de toda su empresa. Nuestras soluciones enfocadas en el ciclo de vida completo de la Gestión de Telecomunicaciones también le ayudan a reducir el gasto en los servicios a través de: reducción de error en la facturación, reducción de las tarifas, servicios de consolidación, negociaciones de contratos más efectivas, y mejoras operacionales.

Administración de Contratos

El servicio considera la gestión de los contratos de sus proveedores de telecom, llevando a cabo la captura de todas las condiciones aplicables en relación a: descripciones de los servicios, productos, tarifas, descuentos, niveles de compromiso, términos de contrato, apéndices, fechas, datos del proveedor, así como los contactos internos. Ofrece además una visión consolidada de los contratos permitiendo la optimización de los acuerdos, eliminando la duplicidad, y previniendo la auto-renovación de contratos no favorables para su empresa.

Características de la Administración de Contratos:

• Repositorio único, organizado y de toda la empresa de los acuerdos con proveedores.
• Seguimiento de términos relevantes, niveles de compromiso, descuentos, productos y tarifas.
• Funciones de solicitud que permiten una vista concisa de todos los contratos, productos, o tarifas asociadas con una ubicación particular o toda la empresa.
• Seguimiento automático del gasto real contra el compromiso de contrato.
• Acceso seguro basado en usuario y rol a las funciones y la información en el sistema.
• Alertas automáticas de expiración de contratos.

Intersel TEM almacena la información de sus contratos en un repositorio dedicado, brindando los siguientes beneficios:

• Maximiza las oportunidades de renegociación de contratos.
• Elimina los términos de auto-renovación que favorecen al proveedor.
• Permite la optimización de los acuerdos con los proveedores existentes.
• Simplifica la comparación y migración de proveedores.
• Elimina las diferencias en las tarifas entre contratos.
• Asegura la alineación de las tarifas de los recibos y los contratos.
• Provee visibilidad de las telecomunicaciones de toda la empresa.

Administración de Facturas

Como parte de los servicios de Intersel TEM se considera el control de facturas desde su adquisición , análisis, aclaraciones y validación de pago, con las siguientes características:

Adquisición, procesamiento y seguimiento de las facturas

• Reporte de estado de la factura del proveedor (recibida, procesada, presentada, no recibida).
• Archivo de datos de facturación.
• Ingreso de todas las facturas de líneas fijas y móviles dentro de nuestra base de datos.
• Obtención de los datos de facturación electrónica del cliente o directamente de sus proveedores.
• Conversión de sus facturas en papel a formatos electrónicos cuando sea posible.
• Validación del total de cargos para asegurar que la factura es cargada correctamente.
• Mantenimiento del software para procesar los formatos de facturación del proveedor, incluyendo actualizaciones cuando el proveedor haga cambios a sus formatos.

Prorrateo por Centros de Costo

El prorrateo por centros de costo asigna a los centros de costo la contabilidad general de cada cargo de sus facturas de telecomunicaciones siguiendo una serie de reglas. Usted define la localización de sus centros de costo brindando la información en un formato específico de Intersel TEM para definir el centro de costo / departamento en el cual están localizados varios elementos de inventario. Los elementos del inventario pueden ser localizados basándose en reglas establecidas.

Interface estándar para Cuentas por Pagar / Contabilidad

Como parte del servicio Intersel TEM se ofrece soporte para captura de las cuentas por pagar, creándo además una alimentación automatizada y validada de sus facturas utilizando varios proveedores de servicio (carriers) y formatos de recibos, los cuales deben ser importados a su Sistema de Cuentas por Pagar, con esto se relacionan los cargos a los centros de costo para asegurar la asignación apropiada de los costos y eliminar la tarea de hacerlo de forma manual o por terceros.

Administración de Inventario

Intersel TEM relaciona el inventario con los productos y servicios de voz, datos y celulares, para brindarle una vista clara de su inventario. La base de datos de Intersel TEM rastrea más de treinta diferentes tipos de equipo y servicios de telecomunicaciones (incluyendo líneas, troncales, circuitos, ATM, MPLS, ruteadores) y liga cada uno de los artículos con su precio contratado, con el objetivo de brindar auditorías de facturación, utilización, aseguramiento, y seguimiento del gasto mensual y de actividad a nivel de cada artículo individual.

• Un sólo repositorio para toda la empresa del inventario de contratos, Centros de Costo, entidades y empleados.
• Seguimiento automático de cambios a cada atributo (perfiles, productos, tarifas y actividad mensual).
• Alertas de inventario, productos y servicios subutilizados o no utilizados.
• Mejor planeación y administración de los productos y servicios de toda la empresa.
• Notificación del descubrimiento de cuentas o inventario semanalmente mediante correo electrónico.
• Actualización de sus Centros de Costo, empleados e información del sitio utilizando los artículos descubiertos.
• Captura semanal de los artículos del inventario.

Pruebas de Aseguramiento

Por medio de las pruebas de aseguramiento se realiza una verificación contínua de los compromisos contractuales (tarifas y términos), facturación, exactitud del servicio de inventario, gasto de los empleados, variación en el gasto, entre otros.

Diversas notificaciones pueden ser configuradas en base a eventos definidos por el usuario sobre discrepancias e información de impacto financiero, incluyendo crédito disponible o ahorros potenciales para cada alerta.

Intersel realiza las siguientes pruebas de aseguramiento para el servicio Intersel TEM:

Reportes de Intersel TEM

Los reportes de Intersel TEM cubren las necesidades de usuarios con un nivel técnico básico y avanzado. Además de generar reportes, los usuarios pueden rápidamente hacer visible su información en otras herramientas de reportes, o guardar, ver, imprimir, o exportar sus resultados en formatos de archivos populares, incluyendo Word, Excel, RTF, PDF y RPT.

Los reportes de Intersel TEM brindan un claro análisis de información histórica y de tendencias con el respaldo de información operacional. El resultado final es una organización con información disponible, la cual ve y entiende el total de su ambiente de telecomunicaciones y está en mejor posición de iniciar medidas positivas y proactivas para minimizar el gasto en telecomunicaciones y maximizar la utilización de los recursos de telecomunicaciones.

Reportes mensuales

Además de su acceso a los reportes estándares, usted recibe los siguientes reportes mensuales como parte del nivel del servicio Intersel TEM.

Beneficios

• Lograr reducciones considerables y sostenibles en el gasto anual de telecomunicaciones.
• Mejorar la eficiencia del proceso de Administración del Gasto de Telecomunicaciones en la organización.
• Incrementar el uso de fuentes de facturación electrónica y reducir la facturación en papel y sus errores e ineficiencias asociados.
• Reducir la dependencia en procesos manuales, automatizar y re-asignar la labor manual asociada con el proceso de facturas en papel a tareas de más valor.
• Proporcionar un nivel de auditoría de facturas sistemático y más detallado al  automatizar la revisión mensual y las pruebas de validación de todas las facturas (verificar que el 100% de los cargos están siendo facturados de manera correcta y de acuerdo al contrato establecido).
• Automatizar y facilitar los procesos de Administración de Aclaraciones y obtención de reembolsos.
• a) Reducir la cantidad de tiempo y recursos que las organizaciones invierten para identificar e investigar aclaraciones potenciales.
• b) Reducir el período de tiempo necesario para resolver las aclaraciones y recibir los reembolsos de parte de los proveedores.
• Automatizar las prácticas de verificación del cumplimiento de los proveedores (Controlar y dar seguimiento a todos los niveles de compromiso, Validar Facturado vs. Contratado, Vigilancia de SLA´s).
• Proporcionar, por medio de reportes, un aumento en la visibilidad del gasto total en telecomunicaciones.
• Mejorar la capacidad para adaptarse a los cambios de carrier de manera rápida.
• Implementar una solución capaz de soportar adquisiciones futuras de activos de telecomunicaciones.